My AAS Journey Part 1: Seleksi Tahap 1 Australia Awards Scholarships 2018 (Administrasi)

Dengan berbekal semangat untuk berbagi, di post pertama di tahun yang baru ini aku bakalan ngelanjutin untuk sharing pengalaman dalam mendaftar beasiswa Australia Awards Scholarships yang akhirnya aku dapatkan untuk melanjutkan studi S2 ku. 

Australia Awards sendiri memberikan bantuan beasiswa pendidikan kepada masyarakat Indonesia yang terbagi dalam 2 term, Short Term Awards dan Long Term Awards. Short Term Awards adalah beasiswa yang diperuntukkan bagi mereka yang ingin menjalani program short course, sedangkan untuk mereka yang ingin menempuh pendidikan untuk mendapatkan gelar master atau PhD, jalurnya adalah melalui Long Term Awards. Long Term Awards sendiri memiliki beberapa kriteria utama untuk penerimanya seperti mereka yang berasal dari daerah geografi terfokus, PNS, dan penyandang difabilitas (public sector) dengan kuota sebesar 70% dari total penerima, sedangkan sisanya diperuntukan untuk non-targeted seperti yang berasal dari swasta (open sector). Beasiswa ini meliputi biaya kuliah, biaya hidup, tiket pesawat, asuransi kesehatan, dan bantuan akademik lainnya. Info lengkap mengenai beasiswa ini dari syarat, timeline, proses seleksi, dokumen yang diperlukan, apa saja yang dicover, dll bisa didapatkan di website berikut:

http://www.australiaawardsindonesia.org/content/12/long-term-awards

Untuk mengetahui beasiswa ini lebih detail, teman-teman juga bisa membacanya di handbook berikut:

http://www.australiaawardsindonesia.org/files/lta/aus-awards-scholarships-policy-handbook%202018.pdf

Khusus untuk Indonesia, AAS menyediakan brosur khusus mengenai beasiswa ini yang bisa teman-teman baca disini:

http://www.australiaawardsindonesia.org/images/editor/files/Long%20Term%20Awards%20Intake%202020%20%28low%20res%29.pdf

Mengapa memutuskan ke Australia?

Aku mengenal beasiswa ini sejak ada di bangku kuliah. Waktu itu aku sempat datang ke seminar di Teknik Geodesi UGM mengenai studi di luar negeri. Salah satu pembicaranya adalah Bapak I Made Andi Arsana, dosen yang sangat terkenal di kalangan mahasiswa UGM. Disitu beliau bercerita mengenai pengalaman beliau sekolah di luar negeri menggunakan beasiswa Australia Awards. Dari situlah aku mulai mengenal beasiswa ini tanpa ada keinginan sama sekali untuk melanjutkan sekolah di Australia. Sampai pada akhirnya aku bekerja dan masih berkeinginan untuk melanjutkan studiku. Sewaktu SMA, Alhamdulillah aku diberi kesempatan untuk mengikuti program exchange ke Warrnambool College, Australia selama beberapa minggu. Aku juga berkesempatan untuk pergi ke The University of Melbourne. Entahlah, aku pikir karna sudah berkesempatan pergi ke Melbourne, aku ingin sekali pergi ke tempat yang lain jika nantinya aku diberi kesempatan untuk melanjutkan studi ke luar negeri. As simple as that. Karna untuk melanjutkan sekolah ke luar negeri membutuhkan beasiswa, seperti di post sebelumnya, aku memilih untuk menargetkan beberapa beasiswa seperti LPDP, Stuned, dan Chevening dengan tujuan ke Eropa. Sehingga aku tidak pernah memikirkan tentang AAS dan tidak memperhatikan timeline dari beasiswa ini.

Cerita bermula ketika aku iseng-iseng searching mengenai beasiswa untuk S2. Salah satu yang muncul adalah Australia Awards Scholarships. Aku pun membuka web resmi Australia Awards dan membaca persyaratan, timeline, dan hal-hal penting lainnya. Di tahun 2018, saat persaingan untuk LPDP semakin ketat dengan tes yang begitu beruntun dan opsi universitas yang sangat dibatasi khususnya untuk open sector, aku mulai berpikir mengenai opsi-opsi lain. Ya sudah bukankah tidak harus pergi ke Eropa? Kemudian aku mengirim chat kepada Bunda, berkonsultasi tentang beasiswa ini. Hari itu adalah tanggal 23 April 2018, sedangkan deadline pengumpulan berkasnya adalah tanggal 30 April 2018. Padahal beasiswa ini sudah dibuka sejak tanggal 1 Februari 2018. WAKTUKU BENAR BENAR TINGGAL 8 HARI….. Akhirnya berbekal Bismillah dan dukungan dari Bunda yang semakin meyakinkanku bahwa menempuh pendidikan di luar negeri dimanapun itu insyaAllah akan bisa bermanfaat, aku berniat untuk mendaftar beasiswa ini. Selain itu, untuk menunjang karir yang aku jalani sekarang dan cita-cita di masa depan, aku berencana mengambil bidang yang literally cross major dengan bidang S1 ku. Universitas-universitas di Australia cukup bergengsi untuk bidang tersebut. Jadi, ya, akhirnya tekadku sudah bulat untuk mencoba. Pikiran agak kalang kabut juga untuk mengerjakan aplikasi dan essay yang hanya dalam 8 hari. Namun, karna aku sudah dan sedang mempersiapkan aplikasi beasiswa lain, maka poin poin penting dalam essay yang harus ditulis hanya perlu dikembangkan lagi. 

Jadi bagaimana proses aplikasi yang aku tempuh?

1. Mengisi aplikasi di website OASIS

Aplikasi online bisa diisi di website OASIS https://oasis.dfat.gov.au/. OASIS adalah Online Australia Awards Scholarships Information System sedangkan DFAT adalah Department of Foreign Affairs and Trade yang memfasilitasi beasiswa ini. Melalui aplikasi online ini, kita juga diharuskan untuk meng-upload dokumen-dokumen yang diperlukan. Sangat disarankan untuk tidak upload di tanggal-tanggal mendekati deadline aplikasi karna bisa jadi websitenya menjadi sulit untuk diakses. Semua dokumen yang dibutuhkan tertera dengan jelas di website Australia Awards Indonesia. Ada guidebook yang bisa didownload. Satu guidebook untuk OASIS online application dan satu lagi prosedur khusus untuk Indonesian applicant. Pastikan teman-teman memperhatikan dengan baik dokumen-dokumen apa saja yang diperlukan dan mana dokumen yang harus dilegalisir. Di aplikasi OASIS, teman-teman akan diminta untuk mengisi informasi-informasi seperti berikut:

a. Personal details

b. Contact details

c. Proposed Study Program  

Yang perlu digaris bawahi adalah kita tidak perlu LOA untuk mendaftar beasiswa ini. Yang menurutku sangat memudahkan.

Pada aplikasi ini, teman-teman diwajibkan untuk mengisi 2 pilihan bidang studi dan universitas yang ingin dituju. Masing-masing universitas di Australia memiliki kode CRICOS atau kode bidang studi yang berbeda satu dengan yang lainnya. Jadi, pastikan teman-teman mengecek dengan baik di website universitasnya karena kode tersebut juga harus ditulis dalam aplikasi. Teman-teman bisa memilih studi master by coursework tanpa research dan juga master dengan beberapa persen research. Rata-rata pendidikan master di Australia ditempuh dalam 1-2 tahun tergantung bidang studinya. Sedangkan untuk PhD rata-rata ditempuh dalam 4 tahun. Saranku, teman-teman harus research mengenai program studi yang ingin teman-teman ambil dan bandingkan bidang studi tersebut dari satu kampus dengan kampus lainnya. Ambil kampus yang benar-benar cocok dan sesuai dengan apa yang kita butuhkan. Karena di proses wawancara nanti, alasan-alasan itulah yang akan digali oleh interviewer. Setelah teman-teman dinyatakan lulus, pihak AAS sendirilah yang akan mendaftarkan kita ke kampus tujuan. 

d. Education background

e. English Language Details

f.  Computer Literacy Details

g. Current Employment

Kolom ini salah satu yang akan menjelaskan apakah teman-teman dikategorikan sebagai targeted or non targeted awardee. Kita harus menjelaskan dengan detail apa pekerjaan kita sekarang, apa tanggung jawab kita di dalam pekerjaan, asal sektor dari public atau swasta, apakah ada niat kembali ke kantor kita yang sekarang, dan apa rencana kita setelah menyelesaikan studi kita nanti.

h. Previous Employment.

i.  Professional Membership

j.  Supporting Statement

Di bagian ini ada beberapa pertanyaan yang harus dijawab. Pertanyaannya adalah sebagai berikut:

• Why did you choose your proposed course and institution?
• How will the proposed study contribute to your career?
• How have you contributed to solving a challenge and to implementing change or reform? (Be specific and include what aspect/s of your leadership knowledge, skills, and practice you consider to be well established and effective, which people or organizations you worked with to solve the problems; and what creative methods were used.
• Please a)give up to three practical examples of how you intend to use the knowledge, skills, and connections you will gain from your scholarship. Possible tasks can be persoal and/or professional; and b) list any possible constraints you think may prevent you frm achieveing these tasks.

Setelah teman-teman meng upload semua dokumen yang dibutuhkan, pastikan kalian juga menerima email konfirmasi dari OASIS via email bahwa teman-teman sudah submit sampai akhirnya nanti kita menerima email konfirmasi bahwa semua dokumen sudah ter-upload dengan sukses. Tenang saja, apabila terjadi error, OASIS akan memberi kita notifikasi supaya mengupload kembali dokumen yang dibutuhkan. Akhirnya berbekal kebut kilat setiap malam begadang untuk menyelesaikan aplikasi dengan bantuan Bunda yang selalu menjadi super heroku, aku memberanikan diri untuk submit pada tanggal 27 April 2018 karena takut sistemnya down kalau aku submit terlalu mepet. 

2. Mengisi aplikasi online di website Australia Awards Indonesia

Setelah mendaftar melalui OASIS, please teman-teman jangan sampai lupa untuk melengkapi aplikasi online di website Australia Awards Indonesia,  www.australiaawardsindonesia.org, sebagai Additional Information for Online Application. Kemarin aku sempat lupa untuk mendaftar disini. Untungnya beberapa jam setelah itu, aku tergerak untuk membaca lagi brosur Australia Awards Indonesia yang menyatakan kita harus melengkapi juga Additional Information di website AAI. Alhamdulillah Allah mengingatkan aku. Berdasarkan keterangan di brosur Australia Awards Indonesia yang linknya aku bagi di atas, Intake 2020 sudah pasti akan dibuka tahun ini. Jadi, teman-teman bisa mempersiapkan dengan baik mulai dari sekarang. Di additional information ini, teman-teman harus mengisi beberapa hal berikut:

a. OASIS ID

b. Personal Details

c. Business Details

d. Scholarships category (berasal dari open atau public sector)

e. Research background (khusus PhD)

f. List of qualifications

g. Teman-teman juga harus mengupload beberapa dokumen seperti akta kelahiran, identitas, CV, ijazah yang sudah dilegalisir/certified, transkrip yang sudah dilegalisir, nilai IELTS, dan ijazah versi Bahasa Inggris yang sudah dilegalisir. Teman-teman harus memperhatikan nama file yang akan diunggah. Kalau tidak salah di panduannya sudah ada ketentuan harus kita namakan apa filenya. Waktu itu, formatnya adalah NAMA PESERTA_NAMA FILE. Jadi, teman-teman jangan lupa untuk membaca panduannya terlebih dahulu ya.

Pastikan teman-teman juga mendapatkan notifikasi via email dari Australia Awards Indonesia bahwa aplikasi kalian sudah tersubmit. Setelah semuanya beres, ikhtiar sudah dilakukan, tinggal berdoa supaya Allah memudahkan langkah kita.

Pengumuman Shortlisted Candidate

Tepat tanggal 13 Juni 2018 ketika aku sedang berada di Jogja untuk libur lebaran, aku mendapatkan notifikasi bahwa aku lolos ke tahapan selanjutnya. Alhamdulillah. Allah Maha Baik. Melihat ke belakang dengan ikhtiarku yang rasanya kurang maksimal karena aku mempersiapkannya terlalu mepet, Allah sangat baik memberikan aku kesempatan untuk lolos ke tahap berikutnya. Benar kata pepatah, sometimes good things happen when we least expect them. Mulai saat itu aku bertekad untuk berusaha sebaik mungkin. 

Tahap selanjutnya adalah JST Interview dan IELTS test. Tentu saja aku akan share tentang pengalamanku di post selanjutnya. Semoga postingan ini bisa bermanfaat! :)